موردی برای نمایش وجود ندارد.
تازه‌های دیوار من
برای مشاهده آخرین مطالب دیوار خود، باید وارد سامانه شوید.

Loading

ضرورت و اهمیت برنامه‌ریزی انکارپذیر نیست، اما تجربه‌های ناموفق در طراحی و اجرای برنامه‌ها باعث ایجاد تصورات منفی شده است. سامانه برنامه‌ریزی هم‌افزا با تحلیل «شکست‌ها و موفقیت‌های برنامه ریری ها» طراحی شده است.

سازوکار برنامه‌ریزی

طراحی برنامه شامل شناسایی و تحلیل وضعیت موجود، طراحی اهداف و راهبردها و تعبیه سازوکارهای اجرایی شدن برنامه است. برنامه‌ریزی در سطوح و موضوعات مختلف به صورت پروژه و یا فرایندی مستمر انجام می‌شود.

در مقاطعی لازم است فعالیت‌های برنامه‌ریزی به‌ طور گسترده و در قالب یک پروژه انجام شوند؛ علاوه براین گروه‌ها و واحدهای سازمانی که مسئولیت برنامه‌ریزی را بر عهده دارند لازم است در پاسخ به درخواست‌های ارائه شده و یا در راستای تکمیل کارهای قبلی به مطالعات محدودیا گسترده بپردازند؛ خدمات برنامه‌ریزی شامل چنین مواردی است:

  1. بررسی و ارائه نظرات کارشناسی در خصوص موضوعات ارجاعی
  2. تهیه برنامه راهبردی وعملیاتی برای بخش‌های عملیاتی و هماهنگی و تلفیق برنامه‌ها در چارچوب اسناد بالادستی
  3. تهیه و پیشنهاد برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت
  4. تهیه گزارشات تحلیلی و تفصیلی برنامه‌ها و تأمین منابع مورد نیاز به تفکیک حوزه‌های ذیربط
  5. تدوین روش و اجرای اولویت‌بندی
  6. پیگیری و مشارکت در تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی قوانین و مصوبات مرتبط
  7. شرکت در جلسات به نمایندگی از سازمان
  8. ارائه مشاوره و اظهارنظرهای تخصصی در خصوص موضوعات ارجاعی
  9. مطالعه و ارائه مدل‌های نوین روش‌های برنامه‌ریزی و مدیریت و روش‌های ارزیابی عملکرد.

مهم‌ترین نکته در برنامه‌ریزی این است که تهیه یک سند به عنوان برنامه باعث اجرایی شدن آن نمی‌شود؛ باید دانش لازم در ذهن مجریان برنامه شکل بگیرد تا برنامه قابل اجرا باشد. همچنین لازم است سازوکار پایش اجرای برنامه، زیرساخت‌های حقوقی، منابع، آموزش و ... نیز فراهم شوند.

اهمیت ایجاد دانش در اذهان مخاطبان برنامه و جلب همیاری آن‌ها تا حدی است که گاهی برنامه‌ریزی راهبردی در راستای چنین هدفی دنبال می‌شود؛ به‌ عبارت دیگر ممکن است اهداف و راهبردها تا حدود زیادی مشخص باشند؛ اما برای شکل‌گیری اجماع لازم و به‌هنگام شدن اطلاعات، طراحی برنامه در دستور کار قرار گیرد.

قابلیت‌های سامانه برنامه‌ریزی هم افزا

برنامه‌ریزی شامل فعالیت‌هایی مانند مدیریت اسناد، جلسات، شناسایی صاحب‌نظران، گردآوری اطلاعات، نقد، آموزش، تولید محتوا به صورت جمعی می‌شود. هم‌افزا زیرساخت‌هایی برای انجام این فعالیت‌ها فراهم می‌کند.

مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه برنامه‌ریزی هم‌افزا عبارت‌اند از:

  1. شناسایی متخصصین: هم‌افزا با امکان ذخیره‌سازی اطلاعات کارکنان و کارشناسان در قالب صفحات شخصی افراد، و گروه‌ها؛ امکان شناسایی متخصصین هر حوزه و افراد صاحب نظر برای همکاری در برنامه‌ریزی را فراهم می‌کند. در هم‌افزا امکان معرفی اشخاص (توسط خودشان) و تعامل بین آن‌ها را در قالب یک شبکه اجتماعی فراهم شده است. اشخاص با درج مشخصات، تخصص‌ها و سوابق کاری خود و همچنین صحه گذاری تخصص‌های دیگران امکان تعامل و شناخته شدن را برای مدیران مربوطه فراهم می‌کنند. همچنین عضویت در گروه‌های مربوطه، تعامل با سایر کاربران هم‌افزا، امکان مستند‌‌سازی و نظم دهی دانش ضمنی افراد در ضمن تعامل با دیگران فراهم می‌سازد. علاوه بر آن با ارزیابی تعاملات میان افراد، واحد برنامه‌ریزی امکان شناسایی متخصصین هر حوزه جهت همکاری در امر برنامه‌ریزی را کسب خواهد نمود.
  2. فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
  3. پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند. همچنین برای هر پروژه صفحه خاص برای درج منشور پروژه، میزکار و کتابخانه پروژه ایجاد می‌شود.
  4. وظایف موردی: امکان ارجاع وظایف دیگران، رونوشت و تعیین انواع مشخصه‌ها (فوریت، اهمیت، مهلت و…) و همچنین پیوست کردن فایل و حتی برچسب گذاری وظایف وجود دارد.
  5. گزارش عملکرد: مدیران می‌توانند فرم‌هایی برای دریافت گزارش از همکاران طراحی نموده و به صورت موردی یا ادواری (روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی) ارسال نمایند. تمامی سازوکارهای ارسال، تکمیل و تایید گزارش‌ها پیش‌بینی شده است.
  6. گروه: باشبکه‌‌سازی تیم پروژه در گروه‌های تخصصی و شبکه اجتماعی تخصصی پروژه، امکان تعامل و اشتراک دانش میان اعضاء پروژه را فراهم می‌شود. گروه ها
  7. امکان ایجاد اتاق‌های فکر و جوامع مجازی برای گسترش همکاری و دسترسی به دانش، گسترش مشارکت و آگاهی از نتایج طرح‌ها را فراهم می‌کنند.
  8. زبانه بحث: تمامی صفحات (قوانین، طرح‌ها، گزارش‌ها و …) دارای زبانه بحث بوده که فضای مناسبی برای پرسش و پاسخ و تبادل نظر درباره موضوع صفحه فراهم می‌کنند. بدین ترتیب امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذی‌نفعان (اساتید، دانشجویان، صاحب‌نظران و ...) در مورد محتوای طرح‌ها، ایده‌ها، دریافت پیشنهادهای تکمیلی و ... فراهم می‌شود.
  9. ساماندهی و بازیابی اطلاعات: در هم‌افزا امکان دسترسی به دانش و اطلاعات بسیار مورد توجه قرار گرفته است. دانش و اطلاعات در هم‌افزا به صورت یکپارچه ذخیره‌سازی شده است و ذخیره‌سازی و گردش اطلاعات و دانش به صورت یکپارچه انجام می‌شود. لذا با برچسب گذاری بر محتوا، ایجاد درگاه‌ها (جهت ذخیره‌سازی و بازیابی صفحاتی هستند که موضوع مشترکی دارند)، دریچه ناوبری (نمایش فهرست صفحات مرتبط با یک صفحه در پایین همان صفحه) مدیریت بهینه‌ای را می‌توان اعمال نمود. ذخیره‌سازی یکپارچه دانش به دسترسی به مستندات و برنامه‌های پیشین سازمان بهنگام در زمان تهیه و پیشنهاد برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت، تدوین آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی و ... کارآیی فراوان خواهد داشت.
  10. پودمان: در هم‌افزا می‌توان با کنار هم گذاشتن چندین صفحه، بسته‌ای از صفحات را در قالب کتاب، گزارش و ... ایجاد نمود. پودمان‌ها برای «تدوین گروهی یک سند» و «کنار هم قرار گرفتن مطالب برای تشکیل یک محتوای پیوسته» کاربرد دارند.
  11. مدیریت نسخه‌ها: امکان ثبت تغییرات در هر ویرایش و مشاهده نسخه‌های قبلی برای مدیریت نسخه‌ها فراهم است.
  12. درج از پایگاه داده: برای نمایش داده‌هایی که در صفحات مختلف استفاده می‌شوند و یا ممکن است تغییر یابند می‌توان قسمتی از محتوای پایگاه داده را در صفحه درج نمود.
  13. کتابخانه تخصصی: برای هر پروژه می‌توان یک کتابخانه اختصاصی ایجاد نمود. علاوه بر این کاربران می‌توانند در صفحه شخصی خود فهرستی از صفحات پسندشده، دنبال شده، ملاحظه شده و کتابخانه‌های اختصاصی تشکیل دهند.
  14. نظرسنجی: امکان طراحی پرسش نامه، ارجاع به مخاطبان و دریافت داده‌های مربوطه فراهم است.
  15. یادداشت نویسی: با استفاده از این ابزار می‌توان درباره یک صفحه یا قسمتی از متن صفحه یادداشت نوشت. از این ابزار برای فیش برداری نیز می‌توان استفاده کرد.
  16. صورت جلسه: صورت جلسات با قالب خاص قابل ثبت و پیگیری هستند.
  17. دسترسی: امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به اسناد و حوزه‌های دانشی؛ تنظیم دسترسی افراد به صورت عمومی و خاص (در مورد هر صفحه)
  18. نمایش: نمایش ارتباط بین موضوعات به صورت گراف؛
  19. چارچوب: مستندسازی، شفاف‌سازی، مستند‌‌سازی یکی از اهداف اولیه مدیریت دانش است. در هم‌افزا امکان تعریف چارچوب‌های متعدد برای موضوعات مختلف وجود دارد. چارچوب دربردارنده مفاد محتواهای بالادستی (مانند قوانین، مقررات، نظریه‌ها، ایده‌ها و …) مورد نیاز در طراحی برنامه است. آثار استفاده از چارچوب‌ها عبارتند از: افزایش کارایی،انباشت اطلاعات و دانش، اشتراک اطلاعات و دانش، استانداردسازی و ...



هم افزا