موردی برای نمایش وجود ندارد.
تازه‌های دیوار من
برای مشاهده آخرین مطالب دیوار خود، باید وارد سامانه شوید.

Loading

سامانه اسناد هم‌افزا در راستای نظم دهی به اطلاعات موجود طراحی شده است. افزایش روزافزون اطلاعات و تنوع آن‌ها چالش ساماندهی و بازیابی آن‌ها‌زا پدید آورده است؛ به گونه‌ای که با وجود اطلاعات گسترده، دسترسی به محتوای مناسب و به‌هنگام بسیار دشوار و پرهزینه شده است.

ضرورت ارتقای مدیریت اسناد

اسناد، آیین‌نامه‌ها، بخش نامه‌ها، صورتجلسات و ... محل انباشت دانش صریح در سازمان است. افراد در حین انجام فعالیت‌های روزمره خود، نیازمند استفاده از آیین‌نامه‌ها و اسناد سازمان می‌باشند. همچنین تهیه گزارشات، تدوین صورتجلسات و آیین‌نامه‌ها، ارائه مستندات تحلیلی بخشی از فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود که منجر به مستندسازی دانش در قالب فایل‌های نوشتاری و تصویری می‌شود. آنچه مسلم به نظر می‌آید این نکته است که نگاشت دانش، تدوین بخش اسناد سازمانی و نگهداری از آن‌ها یکی از راه‌های خلق و به‌کارگیری از دانش در سازمان می‌باشد.

با در نظر گرفتن مدل فونس و زوهانسون که سال 2013 توسط آنان تدوین شد، تدوین و نگهداری از اسناد و حافظه دانش سازمانی به عنوان یکی از پروسه‌های مدیریت دانش در سازمان معرفی شد. بر اساس این مدل پروسه تدوین و نگهداری از اسناد سازمان یکی از بخش از چرخه حیات دانش در سازمان محسوب می‌شود و لازم است که مورد توجه مدیران سازمان و مدیر ارشد دانش (CKO) در سازمان قرار گیرد. با تدوین و نگهداری بخش اسناد در سازمان فرایند خلق دانش تسهیل یافته و علاوه بر آن بر چرخه حیات دانش در سازمان افزوده می‌شود.

قابلیت‌های سامانه اسناد هم افزا

بخش اسناد در هم‌افزا برای بایگانی و بازیابی انواع اسناد طراحی شده است. این سامانه زیرساخت مناسبی برای ذخیره‌سازی و بازیابی انواع محتواها (مکتوب، صوتی، تصویری، نرم‌افزار و …) است. از بخش اسناد می‌توان برای ساخت یک کتابخانه دیجیتال نیز استفاده نمود.

مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه اسناد عبارت‌اند از:

  1. برای هر سند در هم‌افزا یک صفحه مستقل در نظر گرفته می‌شود. نوع صفحه بنا بر اطلاعات کتابشناختی سند متغیر هست. نوع صفحه به عنوان یک قالب استاندارد برای ورود اطلاعات کاربران مورد استفاده قرار می‌گیرد. تنظیم نوع صفحات و مشخصه‌های هریک از صفحات به ‌صورت پویا و توسط مدیر سامانه تهیه می‌شود.
  2. برای هریک از اسناد، امکان بارگذاری فایل‌های پیوستی اعم از متن، تصویر، پی دی اف و فیلم وجود دارد.
  3. با تعریف سطوح دسترسی در سامانه، قابلیت‌های مورد استفاده سامانه برای هر گروه از کاربران متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال برای کاربری که در سامانه ثبت نام نکرده باشد (عضو سامانه نباشد) تنها امکان مشاهده صفحه را فعال نمود، در حالی که برای کاربران عادی امکان مشاهده، چاپ و ویرایش در متن اسناد را فراهم کرد و برای مدیران سامانه امکان افزودن یک سند جدید را فراهم نمود.
  4. امکان جستجو و جستجوی پیشرفته در عنوان و متن –بارگذاری شده- اسناد به شناسایی و بازیابی منابع کمک می­ کند.
  5. امکان برچسب گذاری (tagging) به ارتقای کیفی سطح ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد کمک به سزایی می‌نماید. هرچند روش‌های متداول در دسته‌بندی‌های اسناد کتابخانه‌ای به برای ذخیره‌سازی منابع مورد استفاده قرار می‌گیرد، لیکن تخصیص اصطلاح یا کلیدواژه‌ای به بخشی از اطلاعات، سهولت بازیابی منابع را افزایش می‌دهد.
  6. صفحه کلیه اسناد دارای زبانه‌های «بحث» و «میزکار» است. این زبانه‌ها امکان به‌کارگیری از قابلیت‌های سایر زیرسامانه‌ها نظیر شبکه اجتماعی و بازیابی مطالب در صفحات را فراهم می‌سازد.
  7. ابزار « ملاحظه » امکان مشاهده افرادی که سند را مطالعه کرده‌اند و یا قصد مطالعه سند را دارند را فراهم می‌کند. کاربران سامانه هم‌افزا با انتخاب گزینه «خوانده ام» و «می خواهم بخوانم» در بخش ملاحظه هر سند، می‌توانند به سایر کاربران اعلام کنند که چه میزان اطلاعات را درباره یک سند دارند. لذا کاربران می‌توانند با جستجو میان کاربرانی که یک سند را مطالعه کرده‌اند، درباره محتوای آن آگاهی‌های بهتری را بدست آورند.
  8. هر کاربر می‌تواند در صفحه شخصی خود علاوه بر وارد کردن اطلاعات شخصی، تخصص‌ها، علاقه مندی‌ها و... در «زبانه گزیده ها» به انتخاب و اشتراک کتاب‌ها، مقالات و اسناد برگزیده خود اشاره کند. بدین صورت سایر کاربران، با مراجعه به صفحه شخصی متخصصین هر حوزه، می‌توانند منابع برگزیده آنان را مشاهده نمود و انتخاب منابع مورد دسترسی کاربران آگاهانه‌تر انجام خواهد شد.
  9. هر کاربر می‌تواند صفحه یک سند را به سایر کاربران «معرفی» کند و همچنین سامانه هم‌افزا به ‌صورت هوشمند امکان معرفی یک سند را به کاربران دارا می‌باشد.
  10. علاوه بر کتابخانه سازمان، کاربران امکان ایجاد کتابخانه پروژه‌ای و کتابخانه شخصی را نیز دارند. هر شخص یا مدیر پروژه با ذخیره‌سازی منابع سودمند و مرتبط، در جهت به‌کارگیری و استفاده مکرر از منابع ارزشمند مبادرت می‌ورزد. این کار عموما از طریق نگهداری منابع در فایل‌ها و پوشه‌های مختلف حافظه اصلی و جانبی لب تاب‌ها و کامپیوترهای شخصی و اشتراک میان اعضای پروژه انجام می‌گیرد، لیکن در هم‌افزا امکان بارگذاری و ورود اطلاعات منبع در سامانه تحت یک کتابخانه دیجیتال شخصی امکان‌پذیر می‌باشد.
  11. تعامل: هر سند (مقاله، کتاب، قانون و ...) می‌تواند مورد پرسش، اظهارنظر و بحث قرار گیرد. با استفاده از امکانات شبکه‌های اجتماعی (مانند دیوار، دنبال کردن و ...) در این بخش، تعامل مناسبی بین مولفان و صاحب‌نظران برقرار می‌شود.
  12. ایجاد اسناد ترکیبی: می‌توان اسناد مختلفی را سلسله وار در قالب فصل‌ها و پیوست‌های یک کتاب، قسمت‌های یک نشریه، بخش‌های یک گزارش و... در کنار یکدیگر گذاشت و بدین ترتیب یک سند ترکیبی جدید را ایجاد نمود.
  13. گردش کار تولید اسناد: امکان تعریف مراحل متعدد برای تولید یک سند (به عنوان مثال گزارش ماهیانه) در قالب یک فرایند فراهم است.

قابلیت‌های تعاملی تعبیه شده در سامانه اسناد و یکپارچگی این بخش با سایر بخش‌های سامانه هم‌افزا، کارکردهای بسیار ارزشمندی که فراتر از پایگاه‌های اسناد متعارف هستند را فراهم می‌سازد.

به عنوان مثال:

  • اگر با جستجو، برچسب‌ها یا سایر روش‌های ناوبری به یک کتاب برسیم که یکی از منابع درسی (در بخش آموزش) باشد، بدین ترتیب اطلاعات مدرسان، دانشجویان و دانش‌آموختگان آن درس به این کتاب‌ها پیوند می‌خورد و می‌توان به صفحات آن‌ها (در بخش اشخاص) رفت و به مطالب بیشتر و بهتری رسید.
  • اگر به مقاله‌ای برسیم که توسط افرادی خوانده شده یا مفید دانسته شده باشد، اطلاعات بیشتری را می‌توان از طریق ارتباط با آن افراد بدست آورد.
  • هر کتاب دارای یک زبانه بحث است که می‌توان از آن به عنوان بستری برای ارتباط نویسنده با خوانندگان استفاده کرد. خوانندگان می‌توانند ابهام‌های خود را با نویسنده درمیان بگذارند، نویسنده می‌تواند مطالب کتاب را به بحث بگذارد و ...

هم افزا