موردی برای نمایش وجود ندارد.
تازه‌های دیوار من
برای مشاهده آخرین مطالب دیوار خود، باید وارد سامانه شوید.

Loading

سازمان یکی از انواع سامانه های انسانی است.

«چارچوب مدیریت سازمان» بر اساس چارچوب «مدیریت سامانه های انسانی» تنظیم شده و برای مدیریت همه سازمان ها در سطح عام کاربرد دارد؛ برای هر طبقه از سازمان ها می توان چارچوب دقیق تری طراحی نمود؛ رای سازمان های انتفاعی، از «چارچوب مدیریت سازمان های انتفاعی» و برای سازمان های حاکمیتی، «چارچوب مدیریت سازمان های حاکمیتی» استفاده نمایید.

برای توصیف یک سازمان با هدف معرفی آن، از «چارچوب معرفی سازمان» استفاده نمایید.

فعالیت های مدیریت سازمان

مولفه های مدیریت به طور عام عبارتند از: الگو، ارزش ها، وضعیت، طرح، استقرار، پایش. رابطه بین این مولفه ها در تصویر 1 نمایش داده شده است.

بر اساس این مولفه ها، فعالیت های اصلی مدیریت سازمان عبارتند از:

  1. مقدمات
  2. شناسایی وضعیت
  3. طراحی سامانه
  4. طراحی سامانه پایش
  5. طراحی برنامه استقرار

مراحل طراحی سازمان در تصویر 2 نمایش داده شده است.

تصویر 1 : مراحل طراحی سامانه مدیریت تولید علم

در مرحله شناسایی، وضعیت سازمان با تحلیل شاخص های کلان، بخش ها، پیش بینی آینده و شبکه مسائل آشکار می شود. توصیف و تبیین بخش های سازمان، تصویری از وضعیت سازمان در محدوده مورد نظر حاصل شده و دانش زمینه ای برای پیش بینی آینده و شناسایی مسائل فراهم می شود. در تحلیل شاخص های کلان و بخش های سازمان، تا حدی به پیش بینی آینده و تحلیل مسائل پرداخته می شود، اما با توجه به اهمیت این موضوعات، تحلیل جامع و یکپارچه آن ها ضرورت دارد.

در مرحله طراحی سامانه، اهداف، زیرسامانه ها، راهبری و الزامات محیطی سازمان مشخص می شوند؛ سپس در جمع بندی طراحی، راهبردهای استقرار طرح سازمان با توجه به وضعیت جاری، مشخص می شوند. مسائل سازمان که در مرحله شناسایی وضعیت، مشخص شده اند، ناشی از عدم وجود یا نقص در زیر سامانه ها هستند. اصلاح و تکمیل این زیر سامانه ها، همان راهبردهای سازمان هستند که در بخش جمع بندی طرح بیان می شوند.

برنامه استقرار، یک برنامه عملیاتی برای ایجاد و یا اصلاح ساختاری بوده و سامانه پایش، اطلاعات لازم برای تنظیم ورودی های سازمان را فراهم می کند.

تعریف محدوده

محدوده «سازمان» با تعیین مرز، عوامل و روابط با محیط تعریف می شود.

تعریف موضوع

موضوع با بیان مرز، جایگاه و مولفه های مهم سازمان تعریف می شود. مرز مشخص می کند که موضوع شامل چه چیزهائی بوده و شامل چه چیزهائی نیست. با بیان روابط مفهومی و علت و معلولی سامانه مورد نظر با سایر موضوعات، جایگاه آن مشخص می شود و با بیان مولفه ها مهم (مصادیق و یا اجزاء مهم)، ابعاد سامانه مورد نظر آشکارتر می شود.

برای تعریف موضوع، کارکنان، سهام داران، تأمین کنندگان، مشتریان، همکاران خارج از سازمان و سایر ذی نفعان و ذی حقان به اختصار معرفی می شوند. ذی نفعان ممکن است شامل افراد یا سازمان هایی باشند که در گذشته، حال و یا آینده با سازمان مرتبط هستند.

مثال: کارکنان قبلی یک سازمان ممکن است دارای دانش های ارزشمندی باشند و بنابراین باید آن ها را درون سامانه دانش سازمان در نظر گرفت تا تعاملات مناسب با آن ها پیش بینی شود.

برای ایجاد یک سازمان جدید یا تغییر در یک سازمان موجود، مولفه های متعددی مطرح می شوند. برخی از این مولفه ها عبارت اند از: مدیریت دانش، مدیریت کیفیت، مدیریت بازاریابی، مدیریت منابع انسانی.

مثال: اگر سازمان دارای برنامه راهبردی (برای کل سازمان) باشد ممکن است جایگاه دانش و مدیریت دانش در آن برنامه مشخص شده باشد. همچنین گاهی لازم است با آشنایی و بصیرتی که در ضمن طراحی برنامه دانش حاصل می شود؛ بازنگری لازم در طرح های بالادستی انجام شود.

مدیریت دانش

اهمیت و ضرورت مدیریت دانش بستگی به شرایط و وضعیت فرد، گروه یا سازمان موردنظر دارد. نکاتی که در تشخیص ضرورت مدیریت دانش باید مدنظر باشد عبارت اند از:

  1. ماهیت دانش
  2. تغییرات گسترده و فزاینده محیط
  3. الزامات بالادستی
  4. تأکیدها و دستاوردها
  5. ارتباط با مباحث مدیریتی مهم
  6. عوارض ضعف در مدیریت دانش

برای اطلاعات بیشتر درباره ضرورت های مدیریت دانش، فصل چهارم کتاب «مبانی مدیریت دانش هم افزا» را مطالعه نمایید.

در مورد اثربخشی مدیریت دانش باید به این نکته توجه داشت که بسیاری از مسائل آتی قابل پیشگیری هستند اما همه مسائل فعلی قابل درمان نیستند.

تعیین دستاوردهای مورد انتظار

دستاوردهای مورد انتظار از طراحی سازمان، اهداف و یا پرسش های پژوهش هستند که در سطح فراسازمان مطرح شده و متمایز از مسائل و اهداف سازمان هستند.

الگوی سازمان

شناسایی ارزش های بنیادی

شناسایی و طراحی ارزش های بنیادی، همان برنامه ریزی راهبردی برای تعیین مأموریت های سازمان است.

ارزش های بنیادی، حالت های مطلوب برای تشخیص مسائل را مشخص می کنند؛ اهداف و راهبردها نیز بر اساس شبکه مسائل و در نتیجه بر اساس ارزش های بنیادی طراحی و انتخاب می شوند. ارزش های بنیادی به دو دسته اهداف و خط مشی ها تقسیم می شوند:

  • اهداف بالادستی: اهداف بالادستی، ارزش هایی در محیط سازمان بوده و مأموریت هایی هستند که سازمان برای تحقق آن ها طراحی و پیاده سازی می شود.
  • خط مشی های بنیادی: خط مشی های بنیادی، قیدهای برای طراحی اهداف و راهبردها هستند. با رعایت این قیدها، اهداف و راهبردها به گونه ای انتخاب می شوند که آثار جانبی آن ها، مسائلی را پدید نیاورد.

مثال: یک بنگاه تولیدی با اهدافی مانند «تولید یک یا چند محصول، ایجاد اشتغال» تاسیس می شوند. اما این بنگاه علاوه بر اهداف خود، باید خط مشی هایی مانند «حفظ محیط زیست و سلامت کارگران» را نیز رعایت نمود.

==

اهداف بنیادی، همان اهداف بالادستی و به عبارت دیگر مأموریت های سامانه دانش هستند. مدیریت دانش مفهومی وسیع است که در بردارنده ایده ها و راه حل هایی (به عبارت دیگر راهبردهایی) برای دستیابی به برخی از اهداف سازمان است. برخی از اهداف بنیادی برای مدیریت دانش در سطح سازمان عبارتند از: حفظ و ارتقای خزانه استعداد های سازمان، کارآفرینی سازمانی، نوآوری باز، کیفیت، بهره وری، رشد، سودآوری، انجام مسولیت های اجتماعی و …

مهمترین خط مشی هایی که در طراحی اهداف و راهبردهای سامانه دانش سازمانی باید رعایت شوند عبارتند از:

  1. مدیریت دانش خریدنی نیست، استقرار دادنی است؛
  2. هر چند با استفاده از نرم افزارها، مدیریت دانش تسهیل می شود؛ اما مدیریت دانش تنها نرم افزار نیست؛
  3. یکپارچه سازی معلومات مهم تر از افزودن به معلومات موجوداست؛
  4. گردآوری تجربیات و یا دسته بندی مناسب مستندات موجود، گام های اولیه در مدیریت دانش هستند و نه نهایت آنچه باید انجام شود؛
  5. تفکر قابل برون سپاری نیست، باید قابلیت های مدیریت دانش درون سازمان ها ایجاد شود؛
  6. نباید با تأکیدهای افراطی برای تدوین گزارش های مکتوب، مدیریت دانش را به کاری بیهوده و ملال آور تبدیل کرد، اصل اول این است که مزاحمت ایجاد نکنیم؛
  7. علاوه بر عرضه دانش به تقاضای دانش نیز باید توجه داشت؛
  8. بین حفاظت از اطلاعات و دانش سازمان و سهولت دستیابی به آن ها برای کارکنان باید توازن برقرار نمود.

خط مشی ها بیان کننده ارزش های جانبی اند که در کنار ارزش های اصلی برای تعیین مقادیر مطلوب اهداف و راهبردها باید مورد توجه باشند. هرچند راهبردها برای دستیابی به اهداف، طراحی می شوند، اما در طراحی راهبردها، به «خط مشی ها» نیز باید توجه داشت. خط مشی های بنیادی، قیدهای برای طراحی اهداف و راهبردها هستند. با رعایت این قیدها، اهداف و راهبردها به گونه ای انتخاب می شوند که آثار جانبی آن ها، مسائلی را پدید نیاورد.

شناسایی وضعیت

برای طراحی سازمان، نخست باید وضعیت آن (اگر وجود دارد) توصیف و تبیین شود. شناسایی وضعیت با 4 رویکرد انجام می شود:

  1. شاخص های کلان
  2. بخش ها: محصولات و مشتریان، فرایندها، سازماندهی، منابع انسانی، تجهیزات، منابع مالی، سامانه کیفیت، سامانه دانش.
  3. پیش بینی آینده
  4. شبکه مسائل

توصیف و تبیین بخش های سازمان، تصویری از وضعیت تولید علم در محدوده مورد نظر حاصل شده و دانش زمینه ای برای پیش بینی آینده و شناسایی مسائل فراهم می شود. در تحلیل شاخص های کلان و بخش های سازمان، تا حدی به پیش بینی آینده و تحلیل مسائل پرداخته می شود، اما با توجه به اهمیت این موضوعات، تحلیل جامع و یکپارچه آن ها ضرورت دارد.

در هر یک از این رویکرد ها، بر درون سامانه، محیط نیز باید بررسی شود. پس از شناسایی وضعیت به تفکیک این رویکردها، دیدگاه حاصل شده، به صورت جمع بندی بیان می شود.

در توصیف وضعیت موجود، خوب است وضعیت سامانه های مشابه مقایسه شوند؛ البته باید توجه داشت که وضعیت سامانه های مشابه، مقادیر مطلوب تلقی نشود. وضعیت سایر سازمان ها، نشان دهنده ارزش مطلوب نبوده و نباید بدون تامل تقلید شود. وضعیت سایر سازمان ها نشان دهنده امکان پذیربودن برخی حالت ها بوده و همچنین به عنوان یک تجربه قابل بررسی است. تجارب سایر سازمان ها و مطالعات تطبیقی در اسناد پشتیبان آورده می شوند.

اگر سازمان مورد نظر جدید باشد (که در حال حاضر وجود ندارد) است، محیط و سازمان های مشابه (در صورت وجود) بررسی می شوند.

اندازه گیری شاخص های کلان

برای توصیف وضعیت کلان سامانه باید از شاخص هایی استفاده کرد که متغیر های حالت سامانه باشند. با متغیرهای حالت، وضعیت کلان سازمان مشخص می شود؛ هر چند متغیرهای حالت همه اطلاعات سازمان را در بر ندارند، اما مقادیر آن ها برای مشخص شدن وضعیت سازمان کافی است.

شاخص های کلان در یک سازمان عبارت اند از:

  1. بهره وری
  2. سرمایه فکری سازمان
  3. نسبت دارائی های مشهود به کل ارزش بنگاه
  4. بلوغ مدیریت دانش
  5. کیفیت: رتبه در جوایز کیفیت
  6. نوآوری
  7. سودآوری

تحلیل شاخص ها با مقایسه در سه سطح انجام می شود:

  1. تحلیل روند زمانی و یا مقایسه بین واحدها
  2. سازمان های فعال در همان صنعت
  3. سازمان های پیشرو داخلی و یا جهانی

این سه مبنا به تحلیلگر در تحلیل داده ها و تعیین وضعیت شاخص کمک می کند.

در ادامه شاخص های کلی ارزیابی وضعیت بیان شده اند. برای ارزیابی وضعیت سازمان مورد نظر علاوه بر این شاخص می توان با روش هایی که در «چارچوب طرح پایش» ارائه شده است، شاخص های دیگری را نیز طراحی نمود یا اگر طراحی شده باشد، از آن ها استفاده کرد. برای سازمان های خاص، این شاخص ها جزئی تر می شوند که در چارچوب های آن ها بیان شده است.

مثال: بهره وری برآیند اثربخشی و کارایی می باشد. یکی از شاخص های کارایی در بنگاه های ساخت کالا، «میزان ضایعات» است.

بهره وری

بهره وری یک بنگاه، عبارت است از نسبت ستانده یک بنگاه به نهاد ها و منابع مصرفی آن بنگاه است. بهره وری یک بنگاه خود برایند دو بخش کارایی و اثربخشی یک بنگاه است که در ادامه توضیح داده می شود. مهم ترین شاخص های این بخش عبارتند از:

  1. بهره وری کل (TP) که عبارت است از ستانده کل / داده کل
  2. بهره وری عامل کل (TFP) که عبارت است از ارزش افزوده / هزینه شاغلین+ هزینه استهلاک دارائیهای ثابت
  3. بهره وری سرمایه (PK) که عبارت است از ارزش افزوده(و یا ستانده) / دارائیهای ثابت
  4. بهره وری منابع انسانی (PL) که عبارت است از ارزش افزوده(و یا ستانده) / تعداد کارکنان
  5. بهره وری انرژی (PE) که عبارت است از ارزش افزوده / هزینه انرژی
  6. بهره وری سایر منابع (PZ ) که حسب مورد تعریف می شود.

بلوغ مدیریت دانش

در جدول 1 برخی از الگوهای ارزیابی مدیریت دانش معرفی شده اند.

جدول 1 : برخی از الگوهای ارزیابی مدیریت دانش

ردیف نام مدل سطوح تعداد مولفه ها مولفه ها
1 TATA 5 3 انسان، فناوری، فرایند
2 G-KMMM 5 3 انسان، فناوری، فرایند
3 Infosys 5 3 انسان، فناوری، فرایند
4 Skyrme 6 10 رهبری، فرهنگ و ساختار، فرایندها، دانش آشکار، دانش پنهان، مراکز دانش، بازار، اندازه گیری، کارکنان، زیرساخت فناوری
5 European KM 5 8 راهبرد، فاکتورهای انسانی و اجتماعی، سازمان، فرایند، فناوری، رهبری، اندازه گیری، به کارگیری
6 KPMG 5 4 فرایند، افراد، محتوا، فناوری
7 KM Maturity Model (Straits) 3 عناصر، عوامل مؤثر، فعالیت ها، فرایندها و توانمندسازها
8 KMAT (APQC) 5 5 رهبری، فرهنگ، فناوری، سنجش، فرایند
9 KMMM (Siemens) 5 8 راهبرد، محیط، انسان، فرهنگ، رهبری، زیرساخت ها، فناوری، فرایند
10 Know-Net - 3 دارایی های دانشی، زیر بنا (راهبرد، فرایند، ساختار و سامانه)، سازمان
11 KPQM 5 3 سازمان، افراد، فناوری
12 OKA - 3 انسان، فرایند، سامانه
13 Stage Model of organizational KM 4 4 دانش سازمانی، نیروی انسانی، فرایند، فناوری اطلاعات
14 Knowledge Management Formula - 3 زیر ساخت، فرهنگ، فناوری
15 Vision-KMMM 4 2 استفاده کننده، فناوری
16 CMM 5 - در این الگو بعد خاصی را مطرح نشده است
17 KMCA (Kulkarni) 5 4 درس آموزی، تجربه، داده، دانش ذخیره شده
18 APO 5 7 رهبری مدیریت دانش، افراد، فرایند، فناوری، فرایندهای مدیریت دانش، یادگیری و نوآوری، دستاوردهای مدیریت دانش

مثال: الگوی سازمان بهره وری آسیاییAPO هفت مولفه برای مدیریت دانش در نظر گرفته شده است. بر مبنای این الگو پرسشنامه ای با 42 پرسش طراحی شده که به هر پرسش امتیازی بین 1 تا 5 داده می شود؛ بنابراین حداقل امتیاز 42 و حداکثر آن 210 خواهد بود. وضعیت مدیریت دانش در یک سازمان بر اساس امتیاز بدست آمده، در پنج سطح طبقه بندی می شود. در نمودار زیر، نمودار راداری امتیاز بدست آمده برای یک سازمان فرضی و در تصویر زیر، طبقه بندی امتیازها نمایش داده شده است.

نمودار 1 : امتیازهای یک سازمان فرضی در الگوی ای.پی.او به تفکیک مولفه های اصلی

تصویر 2 : سطح بندی امتیازها در الگوی ای.پی.او

نوآوری

برای بررسی سطح نوآوری، میزان تطابق محصولات آن بنگاه با نیازهای جدید مشتریان و جامعه بررسی می شود. مهم ترین شاخص های بیانگر نوآوری عبارتند از:

  1. سرمایه گذاری سخت افزاری
  2. سرمایه گذاری نرم افزاری
  3. تعداد محصولات قابل تولید
  4. هزینه تحقیق و توسعه
  5. تعداد محصولات جدید
  6. تعداد محصولات اصلاح شده

سودآوری

بخش سودآوری عملکرد سازمان را از نقطه نظر درآمدها، هزینه ها و سرمایه به کار رفته ارزیابی می کند. مهم ترین شاخص های این بخش عبارتند از:

  1. سود سرانه که عبارت است از میزان سود / تعداد کارکنان
  2. سهم سود از فروش که عبارت است از مبلغ سود / مبلغ فروش
  3. سهم سود از ارزش افزوده که عبارت است از مبلغ سود / ارزش افزوده
  4. گردش دارایی ها

شناسایی محصولات و مشتریان

کالاها و خدمات تولیدی سازمان و مشتریان آن ها در این بخش معرفی می شود.

شناسایی فرایندها

در این بخش به فرایندها و سامانه های سازمان معرفی شده و بر اساس معیارهای زیر ارزیابی می شوند:

  1. تناسب و ارتباط فرایندها با مأموریت های سازمان
  2. مستندات فرایندها از نظر جامعیت و کیفیت
  3. کیفیت پوشش ساختار و فرایند و شفافیت مسئولیت ها و اختیارات
  4. فهرست سیستم ها، روش های کاری، آیین نامه ها
  5. درصد کامل بودن سیستم های موجود با توجه فرایندهای سازمان
  6. به روز بودن سیستم ها و روش های کاری
  7. هماهنگی و تناسب داده ها و ستانده های سیستم ها با یکدیگر

شناسایی سازماندهی

در این بخش چگونگی تقسیم وظایف، مسئولیت ها و اختیارات تا سطح یک شاغل نشان می دهد. ضعف و اشتباه در تقسیم بندی فعالیت ها و بی توجهی به تناسب ساختار سازمان با سند برنامه استراتژیک و فرایندهای سازمان، می تواند مشکلات و مسائل بنیادی و پیچیده را ایجاد کند. از جمله شاخص هایی که در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. نمودار ساختار سازمانی و طرح آن
  2. منطق روابط سلسله مراتبی در سازمان
  3. سطح هماهنگی و ارتباطات بین واحدهای مختلف سازمان
  4. درصد پوشش فرایندها از بعد روشن بودن مسئولیت انجام کارها در فرایندهای مختلف

شناسایی منابع انسانی و فرهنگ سازمان

برای شناسایی وضعیت منابع انسانی، تعداد، توانایی ها، تخصص ها، انگیزه ها و کیفیت روابط بین افراد بررسی می شود.

علاوه بر وضعیت فردی منابع انسانی، روابط بین افراد نیز باید شناسایی و ارزیابی شود. نمادهای ظاهری مانند نظم و انضباط و رفتار کارکنان و اسطوره های مطرح در سازمان و مراسم و گردهمایی ها بیانگر نوع نگرش ها و جهان بینی ها، تمایلات و گرایش ها، اعتقادات و باورهای واقعی، ارزش های مبنای تصمیم گیری ها، استنباط ها، برداشت ها و الگوهای ذهنی مرجع همه مسائل و موضوعاتی هستند که در این حوزه بررسی می شود.

از جمله شاخص هایی که در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. ارتباط مدیران با کارکنان و میزان اعتماد آن ها به کارکنان
  2. سطح اعتماد و اطمینان کارکنان به مدیران
  3. میزان مشارکت کارکنان در امور سازمان
  4. مسیر رشد و ترفیع کارکنان
  5. نوع جشن ها، مراسم و گردهمایی ها
  6. میزان دلبستگی کارکنان به سازمان
  7. نوع و میزان مشکلات بین کارکنان با یکدیگر و با مدیران، روسا و سرپرستان
  8. رضایت شغلی

=. مهم ترین شاخص های این بخش عبارتند از:

  1. تعداد حوادث ناشی از کار در سال
  2. هزینه بهبود شرایط محیط کار
  3. هزینه رفاهی کارکنان
  4. هزینه آموزش کارکنان
  5. پاداش کارکنان

شناسایی تجهیزات

برای شناسایی وضعیت تجهیزات، تعداد، نوع، کیفیت و چیدمان ماشین آلات، دستگاه ها و ساختمان ها که در تولید محصولات سازمان و یا پشتیبانی از تولید به کار گرفته می شود بررسی می شود. از جمله شاخص هایی که در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. به روز بودن ماشین آلات و تجهیزات وضعیت سخت افزارها و نرم افزارهای طراحی و آزمایش
  2. بازدهی اقتصادی ماشین آلات و دستگاه ها
  3. سطح کیفیت محصولات سازمان
  4. تنگناهای خط تولید از نظر تجهیزات و امکانات

شناسایی منابع مالی

ترازنامه، حساب سود و زیان، جریان وجوه

شناسایی سامانه کیفیت

کیفیت محصول یک بنگاه ارتباط مستقیم با نگاه و انتظارات مشتری دارد. مهم ترین شاخص های ارزیابی کیفیت بنگاه عبارتند از:

  1. رضایت مشتری
  2. شکایات مشتری ناشی از کیفیت که عبارت است از تعداد شکایت مشتری ناشی از کیفیت محصول / کل تعداد شکایات مشتریان
  3. درصد محصولات برگشتی که عبارت است از میزان محصولات برگشتی از مشتری / کل محصولات ارسالی
  4. درصد اقلام نامنطبق که عبارت است از میزان محصولات نامنطبق / کل محصولات
  5. میزان جرایم کیفیت محصول که عبارت است از جمع ارزش جرایم تخفیفات / کل ارزش محصولات تولیدی

شناسایی سامانه دانش

همه سازمان های دارای کارکنان (حاملان دانش) و اطلاعاتی (به صورت کتاب، گزارش، فیلم و ....) بوده و بین دانش و اطلاعات آن ها ارتباطاتی وجود دارند؛ بنابراین سامانه دانش در همه سازمان ها وجود داشته که با بازطراحی سامانه دانش، انتظار می رود نظم بیشتری یافته یا اهداف مورد نظر حاصل شود. برای طراحی سامانه دانش جدید، نخست باید وضعیت سامانه دانش فعلی توصیف و تبیین شود. برای شناسایی وضعیت، علاوه بر درون سامانه، محیط نزدیک نیز باید شناسایی شود. شناسایی وضعیت شامل توصیف متغیرهای حالت، سازوکارها و شبکه مسائل است که به تفکیک شاخص های کلان، مولفه های مهم و شبکه مسائل ارائه می شود.

اگر سازمان مورد نظر هنوز ایجاد نشده باشد، شناسایی وضعیت سامانه دانش برای آن موضوعیت ندارد. در چنین مواردی مولفه های مرتبط با سامانه دانش که در طراحی سازمان پیش بینی شده اند و همچنین وضعیت سامانه دانش سازمان های مشابه (در صورت وجود) بررسی می شوند.

توصیف دانش اشخاص

سطح دانش افراد مرتبط با این دسته بندی های ارائه می شوند:

  • کارکنان: به تفکیک واحدهای سازمانی، کارکنان فعلی و قبلی
  • تأمین کنندگان: مدیران و کارکنان مرتبط با آن ها
  • مشتریان
  • سهام داران
  • سایر افراد: به عنوان نمونه افراد ساکن در منطقه جغرافیایی سازمان

علاوه بر شناسایی سطح دانش کارکنان، آگاهی از سطح دانش تأمین کنندگان، مشتریان، سهام داران و در مواردی دستگاه های حاکمیتی و عموم جامعه حائز اهمیت است؛ زیرا اگر تقارن اطلاعاتی و دانشی بین همه ذی حقان وجود نداشته باشد چالش های متعددی پدید خواهد آمد.

تخصص افراد بر اساس کلیدواژه ها مشخص شده و به صورت نقشه دانش نمایش داده می شود.

ممیزی دانش (شناسایی دانش های موجود و ارزیابی آن ها) و ترسیم دقیق نقشه های دانش کار چندان آسانی نیست و البته ممکن است در ویرایش اول برنامه راهبردی چندان مفید نباشد؛ اما با استفاده از نرم افزار های مدیریت دانش که قابلیت شبکه های اجتماعی و به ویژه درج سوابق کاری و تخصص های افراد را داشته باشند.شناسایی افراد دارای دانش سطح دانش آن ها به راحتی امکان پذیر است. همچنین با اجرای پروژه تعریف مشاغل سازمان (که ویژگی های دانشی هر سمت را به خوبی در آن مشخص شود) به شناسایی وضع موجود و مطلوب کارکنان کمک می کند. به عبارت دیگر با اجرای پروژه هایی که بر اساس برنامه راهبردی طراحی می شوند امکان شناسایی دقیقتر وضعیت در مراحل بعدی فراهم خواهد شد.

توصیف اسناد و داده ها

محتوای های موجود در سازمان بر اساس کلیدواژه ها مشخص شده و به صورت نقشه دانش نمایش داده می شود.

توصیف تعامل بین کارکنان و سبک رهبری

ویژگی هایی مانند نوع دوستی، رعایت حقوق معنوی، آمادگی برای انتشار دانش، پاسخ به پرسش همکاران، سازو کارهای جانشین پرورِی، استاد - شاگردی و ... در این قسمت بیان و تحلیل می شوند.

توصیف دانش تعبیه شده سازوکارها، تجهیزات و محصولات

دانشی که در طراحی فرایندها، ساختار ها، مقررات و محصولات موجود بکار رفته باید مورد توجه قرار گیرد. البته ممکن است چنین دانشی به صورت مستند (در قالب گزارش های طراحی) وجود نداشته باشد، یا حتی بر اساس تجارب و دانش نهفته طراحان شکل گرفته باشند. برای شناسایی وضعیت سامانه دانش سازمان، محتوای دانشی (مستندات، تجارب و ..) تعبیه شده در مهمترین فرایندها، ساختار ها، مقررات و محصولات سازمان شناسایی شده و کیفیت آن ها ارزیابی می شود.

توصیف سازوکارهای مدیریت دانش

فرایندها و ساختارهای ویژه تولید، انتقال و بهره برداری از دانش در این قسمت بیان و تحلیل شده و یکپارچگی آن ها با یکدیگر بررسی می شود. برخی از این فرایندها و ساختار ها عبارتند از: نظام پیشنهادات، آموزش، پروژه های مطالعاتی و ... اگر سازمان دارای سمت ها و یا واحدهای مدیریت دانش است، جایگاه آن ها و تحلیل کارایی و اثربخش آن ها در این قسمت آورده می شود.

توصیف زیرساخت های فناوری اطلاعات و ارتباطات و پایگاه های داده

فناوری مورد استفاده برای مدیریت اطلاعات، دانش و کانال های ارتباطی در این قسمت بیان و تحلیل می شوند.

معمولا در هر سازمان ها از ابزارهایی مانند نامه نگاری (مکتوب یا با استفاده از دبیرخانه های الکترونیکی)، رایانامه (ایمیل)، تلفن، ارتباط تصویری، موتورهای جستجو و ... استفاده می شود؛ اما معمولا این ابزارها با یکدیگر هماهنگ نبوده و با اهداف و راهبردهای مدیریت دانش یکپارچه نیستند. این ابزارهای جزیره ای و ناهماهنگ برای سازمان هایی که با گستردگی، تنوع و پیچیدگی موضوعات روبرو هستند، ناکارا و غیر موثراند.

پایگاه های داده، کتابخانه ها و بایگانی های اسناد موجود و میزان به هنگام بودن و بهره برداری از آن ها در این قسمت بیان می شود.

محیط

برای شناسایی وضعیت سازمان، محیط آن سازمان نیز باید بررسی شده و تا حد امکان مقایسه های با سازمان های مشابه انجام شود.

تاثیرات سازمان بر محیط

عملکرد هر سازمان را در رعایت مسائل زیست محیطی، اجتماعی و اقتصادی و ایفای نقش مثبت و موثر در جامعه باید شناسایی و ارزیابی شود. مهم ترین شاخص های این بخش عبارتند از:

  1. هزینه کاهش آلودگی محیط زیست
  2. تعداد افراد استخدام شده جدید
  3. هزینه آموزش خانواده کارکنان
  4. هزینه کمک به نهادهای اجتماعی و مراکز علمی
  5. میزان صرفه جویی انرژی که عبارت است از میزان صرفه جویی انرژی / میزان مصرف انرژی قبل از صرفه جویی

تاثیرات محیط بر سازمان

رقبا

وضعیت رقبای داخلی، وضعیت رقبای خارجی، توزیع جغرافیایی واحدهای مشابه، حاشیه سود صنعت، وضعیت تأمین مواد اولیه

شرکاء

شناسایی وضعیت مدیریت سازمان

وضعیت برنامه ریزی در یک سازمان را می توان با این شاخص ها توصیف کرد:

  1. میزان هماهنگی الگوهای ذهنی افراد سازمان به خصوص میان کارشناسان و مدیران
  2. میزان تحقق اهداف برنامه های طراحی شده
  3. وجود سامانه مفاهیم سازگار و دقیق در برنامه ریزی سازمان
  4. میزان مشارکت ذی نفعان در فرایند برنامه ریزی

شناسایی شبکه مسائل

مسئله بیانگر فاصله وضع موجود و مطلوب است. شبکه مسائل با برقراری روابط علت و معلولی بین مسائل شکل می گیرد و امکان انتخاب مسائلی که باید حل شوند را فراهم می کند. شبکه مسائل در مرحله شناسایی وضعیت، شامل موضوعاتی است که وجود داشته و حالت آن ها نامطلوب است؛ موضوعاتی که وجود نداشته اما با ایجاد آن ها مسائل حل می شوند، هرچند عدم وجودشان یک مسئله است اما به چنین موضوعاتی در طراحی راهبردها پرداخته می شود.

مسائل عام برای سازمان ها عبارتند از:

  1. افراد از همه اطلاعاتی که در طول زمان به دست آورده اند، نمی توانند استفاده کنند.
  2. وقت زیادی صرف گذراندن دوره های آموزشی می شود که معمولا کاربردهای زیادی ندارند.
  3. افراد از دانش موردنیاز برای انجام فعالیت های شغلی (به ویژه در ابتدای شروع به کار) برخوردار نیستند.
  4. به تعداد مدیران و کارشناسان برنامه وجود دارد.
  5. برنامه ها و فعالیت ها با تغییر مدیران تداوم نمی یابند.
  6. هم فکری بین افرادی که باهم کار می کنند بسیار کم است.
  7. با انبوهی از مستندات غیر منسجم مواجه هستیم که توان یا فرصت استفاده از آن ها را نداریم.
  8. اطلاعات موردنیاز در دسترس یا به هنگام نیست.
  9. پروژه های پژوهشی بدون جهت گیری برای حل مسائل واقعی و بدون ارتباط با یکدیگر انجام می شوند.
  10. تهیه گزارش ها (به ویژه گزارش های تحلیلی) سخت است.
  11. سازمان دچار بی تصمیمی، تأخیر در تصمیم گیری و یا اشتباه در تصمیم (باوجود اطلاعات و افراد خبره) است.
  12. فهم مشترک و تقارن اطلاعاتی بین کارکنان و مدیران وجود ندارد.
  13. با پایان کار کارکنان، خلأهای زیادی ایجاد می شود
  14. نیروهای متخصص به سختی پیدا می شوند.
  15. توان نیروهای متخصص هرز می رود.
  16. بلوغ کارفرمایی برای مدیریت پروژه های برون سپاری شده وجود ندارد.
  17. هزینه های فرصت (عدم استفاده از دانش های کسب شده) در سازمان بالا است.
  18. مدیریت استعدادها انجام نمی شود. شایستگی های افراد به خوبی شناسایی نشده و در مسیر بهره برداری و رشد قرار نمی گیرند.
  19. کارکنان گرفتار تناقض نماها و آشفتگی های مفهومی هستند.
  20. فرصت هایی برای کمک گرفتن از افراد عمیق و بصیر وجود ندارد، این افراد احساس رضایت نمی کنند.
  21. آیا آموزش ها متناظر با بر نیازهای واقعی نیست.
  22. دانش ها و تجربیات موجود در ساختارها، مقررات و فرایندها نهادینه نمی شوند.
  23. مشتریان و ارباب رجوع برای دریافت خدمات احساس سرگردانی می کنند.

برای شناسایی دقیق تر مسائل، از چارچوب شناسایی مسائل استفاده نمایید.

تدوین جمع بندی

جمع بندی وضعیت سازمان، بیانگر وضعیت کلان و رویکردهای اصلی برای طراحی سازمان است. در جمع بندی وضعیت، شدت مسائل و ریشه های کلی آن ها مشخص شده و بنابراین تمرکز و جهت گیری کلان راهبردها مشخص می شود. اهمیت جمع بندی در این است که از جزییات فراتر رفته و از افقی بالاتر، رویکردی که در راهبردها باید اتخاذ شود را مشخص می کند.

طراحی سازمان

مولفه های طرح سازمان عبارتند از: اهداف، زیرسامانه ها، راهبری، الزامات محیطی. با طراحی این مولفه ها، طرح سازمان مشخص می شود. در بخش جمع بندی، راهبردهای استقرار طرح سازمان با توجه به وضعیت جاری، مشخص می شوند.

برای اطمینان از کیفیت طراحی، شبکه استنباط با تاکید بر این 2 محور تحلیل می شود:

  1. هم راستایی ارزش ها
  2. تحلیل فضای عوامل

اهداف را می توان به صورت چشم انداز و مقاصد بیان نمود. چشم انداز، بیانگر آرمان ها بوده و توصیفی از وضعیت مورد انتظار است. چشم انداز جهت گیری ها را مشخص می کند و برای اجرایی شدن ارزش های بیان شده در آن، مقاصد تعریف می شوند؛ مقاصد، اهداف قابل سنجش و ارزیابی هستند که در راستای چشم انداز و با توجه به خط مشی ها و راهبردها تعیین شوند.

اگر عدم قطعیت ها در آینده زیاد باشند، باید تحلیل های لازم با استفاده از روش های آینده پژوهی انجام شود.

انتخاب اهداف

اهداف به صورت چشم انداز و مقاصد بیان می شوند. چشم انداز، توصیف آینده مورد انتظار بوده و جهت گیری ها را مشخص می کند. مقاصد، متغیرهای قابل سنجش برای تعیین دستیابی به ارزش های بنیادی هستند.

چشم انداز

چشم انداز سازمان، تصویر مورد انتظار در افق بلند مدت (ده تا پنجاه سال) است. چشم انداز بیان جهت ها و افق هایی است که سازمان مایل است به آن ها نزدیک شود. چشم انداز باید تا مختصر، معقول، قابل فهم و هیجان انگیز باشد.

مثال: چشم انداز سازمان در حوزه دانش باید شامل مضامینی مانند ارتقای آگاهی ذی حقان (کارکنان، مشتریان، تأمین کنندگان و ...)، رشد فردی، کسب فضائل اخلاقی (به ویژه در بعد کمک به دیگران و انتشار دانش)، استفاده از تجارب و درس آموزی از آن ها و ... باشد. چشم انداز دانش سازمان در راستای چشم انداز سازمان و چشم انداز علمی کشور با لحاظ محیط و منابع در دسترس تعیین می شود. در بررسی محیط، ممکن است لازم باشد چندین سناریو که در آینده احتمال وقوع دارند شناسایی و تحلیل شوند. چشم انداز سامانه دانش بهتر است بر مبنای چشم انداز سازمان تدوین شده و ابعاد دانشی آن را برجسته تر و آشکارتر بیان کند.

مقاصد (اهداف قابل سنجش و ارزیابی) سازمان در راستای این چشم انداز طراحی می شوند.

تعیین مقاصد

مقاصد؛ بهترین نتایج قابل دستیابی در راستای چشم انداز و اهداف بالادستی هستند.

مسیری که تا افق چشم انداز باید طی شود را می توان به چند مرحله تقسیم نمود؛ که در هر مرحله بخشی از نتایج مورد انتظار حاصل شود. مقاصد با توجه به منابع در دسترس و اثربخشی راهبردها باید به گونه ای مقدارگذاری شوند که تا حد امکان به چشم انداز ترسیم شده نزدیک باشد. اگر چند مقطع زمانی مهم در مسیر تحقق چشم انداز مشخص شده باشد مقادیر اهداف برای هر مقطع زمانی باید مشخص شود.

مقاصد سازمان را می توان در چند سطح تعیین کرد:

  1. کلان: کل سازمان
  2. سامانه ها: دانش، کیفیت، نوآوری و ...
  3. واحدها و یا فعالیت ها: در مواردی که حجم و تنوع مأموریت ها و فعالیت های یک سازمان زیاد باشد تعیین مقاصد بخشی امکان ارزیابی عملکرد و اطمینان از توزیع مناسب مسئولیت دستیابی به اهداف کلان را بهبود می بخشد.

مقاصد را می توان به چند صورت بیان نمود:

  • مقادیر مطلق و نسبی
  • رتبه ها:برای مشخص شدن پیامدهای مورد انتظار بهتر است علاوه بر تعیین مقاصد، مقایسه های با سایر سازمان ها انجام شود تا جایگاه سازمان در صورت دستیابی به مقاصد تعیین شده نسبت به رقبا و یا سایر سازمان ها بهتر درک شود، به این منظور می توان به کسب جوایز و رتبه هایی که به طور مستقیم برای مدیریت دانش ارائه می شود اشاره نمود. همچنین کسب جوایز و رتبه هایی که به اهداف بالادستی مدیریت دانش (مانند سرمایه فکری، نوآوری، سودآوری و ...) تعلق می گیرد نیز می توانند معیار های برای ارزیابی مقایسه ای مدیریت دانش سازمان باشد.
  • اولویت ها: در مواردی که حجم و یا تنوع مأموریت ها و فعالیت های سازمان زیاد باشد، لازم است استقرار سامانه دانش به تدریج انجام شود، بنابراین باید با معیارهایی نظیر اهمیت موضوع، سهولت پیاده سازی، سرعت بازدهی و ... اولویت هایی را اجرایی شدن اهداف تعیین نمود.

مقاصد دانشی

موضوعات اصلی برای تعیین مقاصد دانشی عبارت اند از:

  • افراد: افراد شامل کارکنان، مشتریان، تأمین کنندگان، سهامداران و ... هستند. اهداف مرتبط با افراد عبارت اند از: آگاهی مورد، آگاهی زمینه، توانایی، به کارگیری.
  • گروه ها: علاوه بر افراد، کل سازمان، واحدهای سازمانی و گروه ها (به عنوان ترکیبی از انسان ها) نیز باید موردتوجه باشند. اهداف مرتبط با سازمان و گروه عبارت اند از: حافظه مشترک، الگوی ذهنی هماهنگ، توزیع اطلاعات، به کارگیری
  • مستندات: اطلاعاتی که باید برای حفظ حافظه سازمانی مستند شوند.
  • تعبیه و به کارگیری دانش در فعالیت های داخلی و محصولات سازمان

در هدف گذاری باید تلاش کرد که تا حد امکان نیاز به دانش کاهش یابد؛ چنین چیزی از دو طریق امکان پذیر است:

  1. تعبیه دانش در فرایندها، ساختارها: به این ترتیب محدوده های کاری به گونه ای شکل می گیرند که نیاز به دانش برای انجام فعالیت ها را کاهش خواهد داد.
  2. ارائه خدمات دانشی: با استفاده از نرم افزارهایی که محاسبات مفصل را انجام می دهند و یا پیش بینی افراد یا واحدهایی که وظیفه شان پشتیبانی و ارائه راهنمایی های لازم به سایر افراد باشد، نیاز به دانش مخاطبان این خدمات کاهش می یابد.

مثال: لازم نیست همه کارشناسان سازمان اطلاعات حقوقی گسترده ای داشته باشند ایجاد یک واحد مشاوره حقوقی می تواند به واحدهایی نظیر قراردادها، بازاریابی، مالی و غیره خدمات لازم را ارائه نماید.

برای ارتقای دانش افراد نیز بهتر است تا حد امکان پارادایم و دانش زمینه ای افراد و مهارت های دانشی افراد تقویت شوند تا قابلیت خودسازمان دهی افراد و گروه ها ارتقا یابد.

مدیریت دانش در سازمان ها با دو رویکرد قابل استفاده است:

  1. محوری: سازمان هایی مانند دانشگاه ها، مراکز پژوهشی، مراکز آموزشی، رسانه ها و واحدهای علمی سایر بنگاه های که فعالیت اصلی آن ها تولید، ذخیره سازی و انتشار دانش است، می توانند با استفاده از سامانه دانش، فعالیت های خود را یکپارچه کرده و بهره وری را افزایش دهند.
  2. جانبی: یک سازمان با استفاده از سامانه دانش می تواند، دانش خود را به عنوان یک «منبع» مدیریت نماید. همان طور که منابع مالی و اموال ثبت و ضبط شده و حسابرسی می شوند، منابع دانشی نیز باید نگهداری شده و ارتقا یابند.

برای سازمان هایی که مأموریت اصلی آن ها تولید، انتقال و بهره برداری از دانش است، رویکرد اول اهمیت بیشتری می یابد.

مثال: در یک دانشگاه فرایندهای آموزشی و پژوهشی می تواند در قالب سامانه دانش مدیریت شود و هم برای انجام فعالیت های دانشگاه (مستند سازی تجربیات، طراحی برنامه ها و …) می توان از سامانه دانش بهره برد.

مثال: هر چند شهرداری یک سازمان علمی محسوب نمی شود اما گسترگی و تنوع موضوعات مدیریت شهری، باعث می شود که اهمیت تولید و یکپارچه سازی دانش در مورد شهر و ابعاد آن را بسیار بالا باشد. یک شهرداری نه تنها باید برای بهبود خدمات به ارتقای دانش کارکنان (در فعالیت های اجرائی) و غنی سازی فرایندهای داخلی شهرداری بپردازد؛ بلکه باید به تولید و بهره برداری از دانش مدیریت شهری نیز توجه داشته باشد.

اهداف سامانه دانش باید با توجه به این دو رویکرد طراحی شود.

زیرسامانه ها

زیرسامانه هایی که تمامی مسائل سازمان را پوشش می دهند در 3 دسته قرار می گیرند:

  1. هسته اصلی: این زیر سامانه ها، سازوکارهای اصلی شرکت را در بردارند.
  2. انگیزه ها و توانایی ها: این زیر سامانه ها انگیزه و توانایی افراد و گروه ها را اصلاح و تکمیل می کنند.
  3. زیرساخت ها: زیرساخت ها، انجام فعالیت های اصلی را تسهیل و امکان پذیر می کنند.

زیرسامانه های پیش آماده برای سازمان ها عبارتند از: سامانه محتوا، ارتباط، طرح ریزی، اجرا، پایش، سازماندهی، پژوهش و آموزش. هر یک از این زیرسامانه ها به طور ویژه برای دستیابی به برخی از اهداف و اجرایی شدن برخی از راهبردها طراحی شده و کارکردی تخصصی دارند.

در ادامه طرح مفهومی زیرسامانه ها ارائه شده است، این زیرسامانه ها برای سازمان مورد نظر باید پیکره بندی شوند.

سازمان دهی

سازماندهی، تقسیم کار بین عوامل و ایجاد هماهنگی بین آن ها است. برای فعالیت سامانه، فعالیت های آن باید بین عوامل تقسیم شود. لازم به ذکر است فعالیت های طراحی و استقرار سامانه در قالب پروژه پیاده سازی سازماندهی شده و در اینجا مطرح نمی شوند.

راهبردها، به دو دسته درونی (میانی) و کنترلی (نهایی) تقسیم می شوند. راهبردهای درونی بیان کننده نقش های مورد انتظار از عوامل فعال سامانه بوده و راهبردهای کنترلی، اقداماتی هستند که راهبر سامانه برای فعال سازی عوامل در راستای اجرای راهبردهای درونی و اهداف انجام می دهد. متناسب با راهبردهای درونی و کنترلی، فعالیت های درونی و کنترلی تعریف می شوند. عوامل نیز به دو دسته ستاد (راهبری، حاکمیت) و صف تقسیم می شوند؛ با این طبقه بندی ها، انواع نقش ها عبارت اند از:

  • عامل ستادی - مسئولیت درونی؛
  • عامل ستادی- مسئولیت کنترلی؛
  • عامل صفی - مسئولیت درونی؛
  • عامل صفی - مسئولیت کنترلی؛

در راستای خط مشی خودسازماندهی فعالیت های درونی در سامانه باید تا حد امکان به عوامل صفی واگذار شود تا عوامل ستادی فراغت کافی برای وظایف کنترلی داشته باشند. همچنین فعالیت های کنترلی را باید تا حد امکان کاهش داده و یا به عوامل صفی واگذار نمود.

فعالیت های سامانه دانش باید به گونه ای انجام شود که تا حد امکان به صورت غیر متمرکز و البته یکپارچه انجام شوند تا واحد ستادی مدیریت دانش تا حد امکان کوچک باشد. جایگاه سازمانی واحد مدیریت دانش بستگی به اولویت های مدیریت دانش دارد.

مثال: در سازمانی که مشتریان تاثیر مهمی در موفقیت سازمان دارند، می توان واحد مدیریت دانش را در بخش بازاریابی و فروش قرار داد.

بر اساس نتایج تحقیقات انجام پذیرفته سه ساختار سازمانی برای مدیریت دانش در شرکت ها وجود دارد. در ساختار اول مدیریت دانش به عنوان یک واحد مستقل فعالیت کرده و اطلاعات و دانش سازمانی در پروژه های مختلف را تولید و ارائه می نماید. در ساختار دوم مدیریت دانش به صورت موردی در پروژه های خاص بر اساس اهمیت آن فعالیت کرده و اطلاعات و دانش موجود را تولید می کند. ساختار سومی که در بعضی از شرکت های معروف بین المللی مورد استفاده قرار گرفته ثبت موردی یک فعالیت مهم در شرکت می باشد.

در ساختار اول یک تیم مدیریت دانش زیر نظر مدیر ارشد دانش که به عنوان مشاور مدیر عامل و یا به عنوان بخشی از واحد تحقیق و توسعه می باشد فعالیت کرده و دانش موجود در سازمان را ثبت، پردازش و تولید می کند. در ساختار دوم تمامی فالیت های مدیریت دانش زیر نظر مدیر آزمایشگاه صورت می پذیرد که فعالیت های آزمایشگاه را مطابق با نظر مدیر آن تدوین می کند.

در ساختار سوم واحد مدیریت دانش در برخی از واحد های ستادی و آزمایشگاهی دایر خواهد شد که هر کدام زیر نظر مدیریت دانش مربوطه سازماندهی و اداره می شوند در واحد اول دانش مربوط به آزمایش ها و آزمون ها و عملکرد دستگاه ها و تجربیات آن تدوین شده و در واحد های ستادی به طور مثال ارتباط با مشتری اطلاعات آن و همچنین مشکلات که از طرف مشتریان ارائه می شود تدوین و به بخش های مربوطه در سازمان انتقال می یابد.

به طور کلی در طراحی ساختار سه مورد باید رعایت شوند: تعیین کارهای که باید انجام شوند، زنجیره فرماندهی (که از طریق ایجاد آن، شیوه گزارش گیری مشخص می شود) و طبقه بندی دوایر. گروه بندی واحد های سازمانی می تواند بر حسب معیار های مختلفی از جمله نوع وظیفه و فعالیت، نوع محصول و خروجی، مصرف کننده می باشد. علاوه بر این گروه بندی چند محوری (مانند ساختار های ماتریسی) نیز می تواند در دستور کار قرار گیرد.

نمونه عناوین شغلی مورد نیاز:

  • مدیر ارشد دانش/ مدیر پروژه (cko): در سازمان مهمترین نقش را در رابطه با هدایت سامانه مدیریت دانش دارد به عنوان نماینده مدیریت ارشد دانش می باشد و نقش فرهنگ سازی و ایجاد الزام برای ثبت، انتقال و استفاده از دانش و تجربیات را دارد. افسر دانش می تواند کارها را بازخواست کند و سایر مدیران ملزم به اجرای دستورات او در زمینه فعالیت های دانشی می باشند.
  • مسئول مدیریت دانش: به عنوان یک شخص مسئول وظیفه همکاری و پیگیری فعالیت های پیاده سازی مدیریت دانش را در شرکت دارد و زیر نظر افسر ارشد دانش فعالیت می کند.
  • مهندسان دانش: نمایندگانی از هر واحد سازمانی می باشند که آموزش های لازم برای مستندسازی تجارب، تقاضای دانش، ارائه وارزیابی پیشنهادات و مهندسی ارزش و ... را دیده اند و بعنوان نمایندگان مدیریت دانش در واحدهای تخصصی فعالیت می نمایند.
  • دانش کاران: هر یک از مدیران، کارشناسان و کارکنان واحد های ستادی و آزمایشگاهی شرکت ایتراک بوده که به واسطه تخصص، تجربه و فعالیت که در سازمان انجام می دهند، ممکن است تولیدکننده دانشی باشند که می بایست استخراج و ثبت شده و در اختیار دیگران گذارده شود.
  • انجمن های خبرگی / کمیته های تخصصی: کارگروه هایی متشکل از خبرگان هر یک از حوزه های تخصصی و نمایندگان دانش می باشند که مرجع علمی و اجرایی در حوزه تخصصی مرتبط هستند.

تعیین الزامات محیطی

دستیابی به اهداف سازمان مستلزم همکاری واحدهای سازمانی، تأمین منابع، تصویب یا اصلاح برخی مقررات، ساختار و فرایندها است. این الزامات باید به خوبی شناسایی شده و پیگیری شوند.

راهبردها

تحلیل شبکه استنباط

مهم ترین بخش های طرح سامانه دانش که باید برای آن ها استدلال کافی شود، عبارت اند از:

  1. هم راستایی ارزش ها
  2. دستیابی به اهداف
  3. رعایت خط مشی ها
  4. هم راهی عوامل

تحلیل هم راستایی ارزش ها

اهداف بالادستی، خط مشی ها، اهداف و راهبردها با یکدیگر ارتباط دارند و یک شبکه علت و معلولی را شکل می دهند. در واقع این شبکه مجموعه ای از متغیرهایی است و با توجه به جایگاهی که نسبت به یکدیگر دارند، نقش «هدف»، «خط مشی» و «راهبرد» خواهند داشت. به عنوان مثال، یک متغیر که نسبت به متغیر بالادستی خود نقش راهبرد را دارد، نسبت به متغیر پایین دستی خود نقش هدف را خواهد داشت. یک هدف ممکن است چندین راهبرد داشته باشد و یک راهبرد با چندین هدف ارتباط داشته باشد. راهبردها به لحاظ ضرورت برای هدف، به دو دسته تقسیم می شوند: لازم یا جانشین پذیر.

مثال: راهبردهای «استخدام» و «آموزش» نیروهای موجود در مواردی جانشین پذیرند؛ یکی از این دو راهبرد یا ترکیب آن ها می تواند هدف مورد نظر را محقق کند.

راهبردها در کنار و امتداد یکدیگر قرار می گیرند تا در نهایت به اهداف متصل شوند. معمولا برای هر هدف می توان چند راهبرد جانشین پذیر طراحی کرد که هرکدام بخشی از هدف را محقق کنند، و اگر یکی از آن ها موثر یا امکان پذیر نبود، بقیه راهبردها، سهم آن را جبران نماید. برخی از راهبردها نیز مانند حلقه های یک زنجیر، پشت سر هم قرار گرفته و یک مسیر راهبردی را تشکیل می دهند.

جانشین پذیری راهبردها و مسیرهای راهبردی باید شناسایی شوند تا طراحی دقیق راهبردهای و کسب اطمینان از دستیابی از اهداف حاصل شود.

باید توجه داشت تمام راهبردهایی که به طور کلی جانشین پذیر هستند در تمامی مصادیق ممکن است جانشین پذیر نباشند؛ بسته به شرایط خاص هر موضوع، جانشین پذیری راهبردها امکان پذیر خواهد بود. علاوه بر وجود رابطه جانشین پذیری بین راهبردها، بین زیرراهبردهای برخی راهبردها نیز، رابطه جانشین پذیری وجود دارد.

تحلیل دستیابی به اهداف

تمامی مسیرهای راهبردی منتهی به هر یک از اهداف باید مطرح شده و اثربخش آن ها تحلیل شود.

تحلیل رعایت خط مشی ها

تا حد امکان باید الزامات خط مشی ها را در طراحی اهداف و راهبردها در نظر بگیریم. البته در مواردی فرصت، اطلاعات کافی یا موقعیت تصمیم گیری فراهم نیست. کمبود فرصت و اطلاعات، در پژوهش های تکمیلی جبران شده و در بازنگری برنامه، اصلاحات لازم انجام خواهد شد؛ اما فراهم نبودن موقعیت تصمیم گیری، به تغییرات و اقتضائات محیطی بر می گردد. در چنین مواردی، خط مشی ها (سیاست ها) تنها به صورت کلی بیان شده، و رعایت آن ها به دوران اجرای برنامه موکول می شود. پس از اعمال یک خط مشی در طراحی اهداف و راهبردها، نتیجه موردنظر حاصل می شود و ذکر آن خط مشی، تنها به عنوان مستندات تصمیم، انجام می یابد.

خط مشی ها از یک طرف مقادیر مجاز اهداف و راهبردها را مشخص می کنند و از طرف دیگر، اهدافی جانبی محسوب می شوند که می توان مقادیرشان را به طور مستقل مشخص می کند. هر خط مشی در برخی از اهداف و راهبردها موضوعیت داشته و الزاماتی را برای مقادیر مطلوب آن ها تعیین می کند. این الزامان باید به دقت شناسایی شده و لحاظ شوند.

تحلیل هم راهی عوامل

با توجه به نقش عوامل در اجرای راهبردهای میانی، همه راهبردهای میانی و نهایی یک بار باید از منظر عوامل مورد تحلیل قرار گرفته و اطمینان حاصل شود که این راهبردها بازدارندگی و پیش برندگی کافی را برای دستیابی به اهداف دارند و عوامل را در شرایط مناسبی قرار می دهند. اگر راهبردها انگیزه کافی برای عوامل فراهم نکنند، آن ها را در شرایط نامتعادلی قرار داده یا اطلاعات مورد نیاز آن ها را فراهم نسازند، عوامل نه تنها عملکرد مورد انتظار را بروز نمی دهند، بلکه با مسائل جدیدی که خارج از حوزه اختیار آن ها است، روبرو می شوند.

مهم ترین عوامل عبارتند از: کارکنان، تأمین کنندگان، مشتریان، واحد های سازمانی و ... البته بسته به نوع سازمان ممکن است هر یک از عوامل چند گروه تقسیم شده و با دقت بیشتری بررسی شود. آثار (مثبت، خنثی و مفنی) راهبردها برای هریک از عوامل مهم باید تحلیل شود. لازم به ذکر است یک فرد ممکن است چند نقش داشته باشد. (مثلا هم عضو گروه طراحی یک محصول باشد و هم مسئولیت هایی در بخش بازاریابی داشته باشد) لذا اثرگذاری هر راهبرد بر هر نقش، به طور جداگانه بررسی می شود.

طراحی پروژه استقرار

طراحی، ایجاد یا تغییر سازمان، شامل یک یا چند پروژه پژوهشی است که بر اساس چارچوب مدیریت پروژه انجام می شود.

برای فراهم شدن زیرساخت ها و اجرای برخی از راهبردها لازم است پروژه هایی انجام شود.

در این پروژه ها، علاوه بر مدیران پروژه، سایر کارکنان سازمان نیز باید به دلایل زیر مشارکت داشته باشند:

  1. احساس تعلق نسبت به دستاوردهای پروژه و حمایت از پیشبرد و حفظ آن
  2. آموزش عملی در ضمن اجرای پروژه درباره مدیریت دانش
  3. بهره مندی از دانش افراد در طراحی و استقرار سامانه دانش

به عبارتی دیگر، کسانی که چنین دلایلی برای مشارکت آن ها وجود داشته باشد، باید به عنوان مسئولان و همکاران پروژه انتخاب شده و دعوت به همکاری شود.

تدوین مستندات

دستاوردهای پروژه طراحی سازمان، به صورت های مختلف متناسب با مخاطبان تدوین می شوند. مستندات پروژه طراحی سامانه دانش عبارت اند از: وضعیت سامانه دانش، طرح سامانه دانش، مصوبات، یافته های پژوهش، مستندات پروژه استقرار (منشور پروژه، برنامه عملیاتی، گزارش ها)

سند وضعیت سازمان

اطلاعات حاصل از شناسایی وضعیت سازمان در «سند وضعیت [نام سازمان]» ارائه می شود. بخش های اصلی این سند، به شرح زیر است:

  1. ارزش های بنیادی
  2. شاخص های کلان
  3. محصولات و مشتریان
  4. فرایندها
  5. منابع انسانی، فرهنگ سازمانی و سازماندهی
  6. منابع سخت افزاری
  7. منابع مالی
  8. سامانه کیفیت
  9. سامانه دانش
  10. محیط
  11. مدیریت سازمان
  12. شبکه مسائل
  13. جمع بندی

عناوین بخش ها متناظر با مراحل شناسایی وضعیت است؛ با این تفاوت که به جای فعل از اسم استفاده می شود،

سند طرح سازمان

سند طرح سامانه دانش شامل بخش های «محدوده، ارزش های بنیادی، وضعیت، اهداف، راهبردها، سازماندهی، الزامات محیطی» است.

در بخش وضعیت سند طرح سامانه دانش، فقط شامل بخش جمع بندی بوده و تکرار همان محتوایی است که در بخش جمع بندی سند وضعیت ارائه می شود. جمع بندی دربردارنده دیدگاه کلانی است که بر اساس جزییات بیان شده در سند شکل می گیرد.

مصوبات

برای اجرایی شدن سامانه دانش، علاوه بر تعیین مأموریت ها و اختیارات عوامل، مفاد طرح سامانه دانش نیز باید با ادبیات حقوقی تنظیم و تصویب شود تا رسمیت لازم را داشته باشد. به همین منظور، محتوای طرح باید به صورت مصوبه هیئت مدیره یا شوراهای سازمان و یا آیین نامه ها و دستورالعمل ها تنظیم شود.

یافته های پژوهش

در سند «طرح سامانه دانش»، ابعاد و مولفه های سامانه به صورت خلاصه مدیریتی تدوین می شود. تحلیل ها و استدلال های طراحی سامانه در سند یافته های پژوهش «به عنوان سند پشتیبان» ارائه می شوند.

معمولا در زمان طراحی سامانه، همه اطلاعات مورد نیاز فراهم نیست و یا مواردی نیاز به مطالعه بیشتر دارد. بنابراین ممکن است در انتهای پروژه طراحی، پروژه های پژوهشی جدیدی تعریف شوند تا با انجام آن ها، طرح سامانه کامل شود. این موارد در سند یافته های پژوهش ذکر می شوند.

پروژه استقرار

منشور پروژه قبل از آغاز طراحی، نوشته می شود؛ در حین انجام پروژه، محدوده دقیق تر می شود و محتوای منشور پروژه نیز باید به هنگام شود.

منشور پروژه

منشور پروژه در ابتدای پروژه و تنها بر اساس بخشی از اطلاعاتی که در همان ابتدا در دسترس دارد، تهیه می شود. گنجاندن «نیازها و الزامات»، «زمان بندی» و «بودجه» در منشور توصیه می شود، اما ارائه اطلاعات دقیق از هرکدام از این اطلاعات در آغاز پروژه غیرممکن خواهد بود. در اینجا باید منشور را بر اساس اطلاعات محدود و موجودی که در دسترس است، آماده کرد. احتمال دارد که نیازها و الزامات پروژه کاملاً ناشناخته بوده و تنظیم منشور برای تمامی ابعاد آن غیرممکن باشد. همیشه امکان دارد که برای اولین مرحله پروژه، تنها برخی از نیازهای کسب وکار تعریف شده باشد. مستندسازان پروژه در مراحل بعدی پروژه می توانند نیازها و الزامات ملموس تر و مشخص تر پروژه را شناسایی کرده و منشور پروژه را اصلاح کنند.

منشور «پروژه طراحی سامانه دانش» شامل 7 قسمت است:

  1. محدوده پروژه: موضوع و اهداف پروژه
  2. فعالیت های اصلی، زمان بندی
  3. سازمان دهی
  4. منابع مورد نیاز
  5. کیفیت: نحوه کنترل و تضمین کیفیت پروژه
  6. رهنمودها و الزامات: مواردی که باید در حین اجرای پروژه موردتوجه باشند.
  7. محدودیت ها، مخاطره ها و مفروضات

برنامه عملیاتی

اگر فعالیت های پروژه گسترده باشند، علاوه بر منشور، سند برنامه عملیاتی تدوین می شود که شامل این موارد است:

  1. فعالیت ها: تعریف، ترتیب، برآورد منابع و زمان
  2. هزینه ها: بودجه و جریان نقدینگی
  3. منابع انسانی: نقش های پروژه، مسئولیت ها، توانمندی های مورد نیاز
  4. الزامات کیفیت
  5. زیرساخت های ارتباطی
  6. مخاطره ها
  7. تدارکات

خطاها

خطاها، مسائلی هستندکه در طراحی، تدوین مستندات و استقرار سامانه پایش ممکن است پیش آیند. این خطاها، با عناوین مختلف در این چارچوب بیان شده اند، و در اینجا برای آسان شدن کار به صورت یک سیاهه بررسی (چک لیست) ارائه شده اند.

فهرست خطاها در چهار جا مورد استفاده قرار می گیرند:

  1. شناسایی وضعیت: برای ارزیابی وضعیت سامانه دانش فعلی سازمان می توان از فهرست خطاها استفاده نمود.
  2. ارزیابی کیفیت سامانه طراحی شده
  3. ارزیابی سایر طرح ها
  4. ارزیابی سامانه مستقر شده

پارادایم ناقص، تصورات نادرست و تصمیم گیری های غلط باعث شکست های زیادی در استقرار مدیریت دانش شده اند. البته بسیاری از این شکست ها شفاف و آشکار نیستند؛ چه بسا ظواهری آراسته شده اما نتیجه ای حاصل نشده است.

برای موفقیت در مدیریت دانش، باید به دام ها و اشتباهات رایج توجه داشت، برخی از نکات مهم ازاین قرارند:

  1. ایجاد ادبیات مشترک و مهم تر از آن، الگوی ذهنی مشترک، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
  2. مدیریت دانش خریدنی نیست، استقرار دادنی است؛
  3. تفکر قابل برون سپاری نیست، باید قابلیت های مدیریت دانش درون سازمان ها ایجاد شود؛
  4. هرچند نرم افزارها مدیریت دانش را بسیار تسهیل می کنند، اما مدیریت دانش تنها نرم افزار نیست؛
  5. نظم دهی به معلومات مهم تر از افزودن به معلومات موجود است؛
  6. نباید با تأکیدهای افراطی برای تدوین گزارش های مکتوب، مدیریت دانش را به کاری بیهوده و ملال آور تبدیل کرد، اصل اول این است که مزاحمت ایجاد نکنیم؛
  7. مدیریت دانش نباید به عنوان «مد» موردتوجه قرار گیرد، اجرای صوری مدیریت دانش کافی نیست؛
  8. اجرایی شدن هر برنامه (ازجمله برنامه دانش)، نیاز به کسب آمادگی دارد. عدم آمادگی لازم برای اجرای برنامه، مهم ترین آسیب در اجرایی نشدن برنامه ها است؛
  9. کسب آگاهی و توانایی های لازم برای مدیریت دانش شخصی، از مؤلفه هایضروری و بنیادین برای پیاده سازی مدیریت دانش در هر سازمان است.
  10. نباید از ضعف ساختارها و مدیریت ها غفلت کرده و منشأ چالش های مدیریت دانش را در وهله اول به مسائل فرهنگی ربط داد. هرچند موانع فرهنگی مهم هستند اما نباید در همه موارد متهم شوند!
  11. نباید شکست های قبلی در آنچه مدیریت دانش «خوانده می شده» است این تصور را ایجاد کند که «مدیریت دانش خوب است اما قابل حصول نیست.»
  12. واژه «مدیریت دانش» مفهوم وسیعی دارد؛ اما گاهی تنها بعضی از راهبردها و مصادیق مدیریت دانش در ذهن پررنگ می شود.
  13. کیفیت دانش، به تطابق با واقعیت محدود نمی شود. جامعیت، یکپارچگی، دقت، آشکاری ارزش ها و به هنگام بودن هم مهم هستند.
  14. دانش در ذهن انسان ها است، برای تغییر رفتار، باید الگوهای ذهنی را تقویت نمود.

برای اطلاعات بیشتر درباره خطاهای احتمالی، فصل چهارم کتاب «مبانی مدیریت دانش هم افزا» را مطالعه نمایید.

کاربرد هم افزا در طراحی سازمان

امکانات سامانه هم افزا برای طراحی سازمان عبارتند از:

  1. شناسایی تخصص ها: از طریق شبکه اجتماعی
  2. مدیریت فعالیت ها: تعریف فعالیت ها، کنترل آن ها، درخواست و ارائه گزارش های عملکرد در زبانه «میزکار» انجام شده و رویدادهای پروژه در زبانه «رویدادها» درج می شود.
  3. مستند سازی:
    1. یک صفحه برای پروژه ایجاد می شود. منشور پروژه در زبانه «منشور» در صفحه پروژه درج می شود؛
    2. برنامه عملیاتی در یک صفحه مستقل ارائه شده و پیوند آن در زبانه «کتابخانه» قرار می گیرد؛
    3. برای اسناد وضعیت سامانه دانش، طرح سامانه دانش، مصوبات و یافته های پژوهش نیز صفحاتی ایجاد شده و پیوند آن ها در زبانه «کتابخانه» پروژه قرار می گیرد.

چارچوب