زیرسامانه پایش

پایش، کسب آگاهی از وضعیت یک موضوع به‌ منظور هدایت آن به سوی اهداف موردنظر است. سامانه پایش فراتر از هوش تجاری (BI) بوده و علاوه بر داشبوردهای مدیریتی شامل گزارش‌های تحلیلی، فرایند تدوین و ارسال گزارش‌ها و دریافت بازخورد است. سامانه پایش، داده‌ها را استخراج کرده و آن‌ها را به تصمیمات متصل می‌کند.

اهمیت و ضرورت پایش

مشخص بودن شاخص‌های درست و مقادیر مطلوب آن‌ها نیز یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان است. البته پایش در هر سازمانی تحت عناوین مختلف از جمله ارزیابی عملکرد، نظارت، بازرسی و … انجام می‌شود؛ اما ممکن است اثربخشی و کارایی پایینی داشته و حتی آثار مضری نیز در پی داشته باشد.

به عنوان مثال نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان، تاثیر زیادی در رفتار آن‌ها دارد. اگر افراد بر مبنای ساعات حضور و یا مکاتباتی که انجام می‌دهند ارزیابی شوند، خروجی آن‌ها از غنای کافی برخوردار نخواهد بود؛ اگر نحوه اندازه‌گیری عملکردها و دستاوردها نادرست باشد، منجر به تولید اطلاعات و گزارش‌های غیر واقعی خواهد شد.

طراحی و پیاده‌‌سازی سامانه پایش می‌تواند اشراف کارشناسان، تصمیم سازان و تصمیم‌گیران را تا حد زیادی افزایش داده و به ارتقای کیفیت تصمیمات کمک نماید. کارکردهای سامانه پایش عبارت‌اند از:

1. مستندسازی: مستندسازی حداقل کارکرد سامانه پایش است. با تولید و انتشار اطلاعات، داده‌های مناسبی برای تحلیل و مقایسه عملکرد نسبت به دوره‌های گذشته فراهم می‌سازند. این اطلاعات می‌تواند به‌ منظورهای مختلف از جمله رتبه‌بندی مدیران، کارکنان و واحدهای سازمانی، تعیین اولویت‌های پژوهشی و … استفاده شود.
2. آگاهی و تغییر رفتار: اطلاعات و دانش تولید شده در سامانه پایش، تاثیرات زیادی بر تصورات و تصمیم‌گیری‌های مخاطبان می‌گذارد. این تاثیردامنه وسیعی داشته و شامل تغییر در پارادایم‌ها، تخصیص منابع (بودجه بندی، عزل و نصب‌ها و …) و اصلاح اهداف و راهبردها می‌شود.

مخاطبان سامانه پایش به‌ طور کلی به سه دسته «ناظران، مسئولان بالادستی و مسئولان مستقیم» تقسیم می‌شوند.کارکردهای سامانه پایش برای انواع مخاطبان در جدول زیر بیان شده است:

نکات مهم در خصوص مخاطبان سامانه پایش عبارت‌اند از:

• خودسازماندهی دو جنبه دارد: سامانه پایش نخست از طریق آگاه‌‌سازی فرد از نتیجه عملکردش منجر به بهبود آن می‌شود. ثانیا از طریق تقویت سازوکار نظارت و کنترل نوعی احساس دیده شدن در فرد ایجاد می‌کند که کاهش خطاها و بهبود عملکرد را درپی دارد.
• هر مسئولی در برخی از امور، مسئولیت مستقیم داشته و برخی امور مسئول عملکرد افراد دیگری است، بنابراین کارکرد تصمیم‌‌سازی و خودسازماندهی برای اکثر افراد موضوعیت دارد.
• یک فرد ممکن است هم موضوع سامانه پایش باشد، هم عامل آن و هم مخاطب آن. درسامانه پایش درباره موضوعاتی، اطلاعات گردآوری می‌شود، افرادی این اطلاعات را گردآوری و تحلیل می‌کنند و اطلاعات حاصل به مخاطبانی گزارش داده می‌شود، یک فرد ممکن است همه این نقش‌ها را (البته در موارد مختلف) داشته باشد.

سازوکار پایش

سامانه پایش سه مولفه اصلی دارد: شاخص‌ها، مخاطبان و گزارش‌ها. شاخص‌ها، متغیرهای انتخاب شده برای توصیف وضعیت موضوع موردنظر هستند که مقادیر آن‌ها با روش‌های مختلف اندازه‌گیری شده و به مخاطبان گزارش می‌شود.

داده‌های مورد نیاز جهت اندازه‌گیری شاخص‌ها را می‌توان از طریق روش‌های مختلفی گردآوری کرد. این روش‌ها عبارت‌اند از:

• تراکنش‌ها: فعالیت‌هایی ثبت شده در فرایندهای الکترونیکی
• دیدگاه‌های افراد: با روش‌های نظرسنجی، جمع سپاری و …
• مطالعه موردی

تحلیل داده‌ها حساس‌ترین بخش سامانه پایش است، زیرا ارتباط داده‌ها با تصمیم‌گیری‌ها را برقرار می‌کند. هر یک از مخاطبان، اطلاعاتی را که با روش‌های مختلف دریافت می‌کند تحلیل می‌کند؛ اما با توجه به محدودیت‌های زمانی و اطلاعاتی لازم است سازوکار مشخصی برای تحلیل داده‌ها پیش‌بینی شود تا اطلاعات غنی‌تری در اختیار مخاطبان قرار گیرند. سازوکارهای تحلیل عبارت‌اند از:

• گزارش‌های تحلیلی: این گزارش‌ها توسط کارشناسان مشخصی تدوین شده و در اختیار مخاطبان قرار می‌گیرد.
• جلسات پایش: در حوزه‌های مختلف مدیریتی باید جلسات پایش برای بررسی و تحلیل داده‌ها و گزارش‌ها تشکیل شود. این جلسات علاوه بر این که بستری برای فهم بهتر ابعاد مختلف و هم فکری برای اتخاذ تصمیمات لازم را قراهم می‌کنند، زمینه ساز ارائه تحلیل‌های جدید و دقیق‌تری نیز هستند.

ارتباط با مخاطبان در سامانه پایش، تعاملی دو سویه است؛ مخاطبان اطلاعات لازم را از طریق انواع گزارش‌ها دریافت نموده و با بیان نظرات خود، بازخوردهای لازم برای اصلاح و بهبود گزارش‌ها را ارائه می‌دهند. دریافت بازخوردها به دو صورت انجام می‌شود:

• مبتنی بر وب: مخاطبان سامانه پایش از طریق قابلیت تعریف شده در سامانه، نظرات خود را ارائه می‌دهند.
• مبتنی بر کاغذ: نظرات مکتوب مخاطبان سامانه پایش توسط دستیار پایش (که در دفتر مخاطب حضور دارد) در سامانه وارد می‌شود. به‌ عبارتی فرایند ارسال نظرات و تحلیل‌ها تنها مبتنی بر وب است و در صورت عدم امکان برای مخاطب این کار توسط دستیار پایش صورت می‌گیرد.

قابلیت‌های سامانه پایش هم افزا

فعالیت‌های اصلی سامانه پایش عبارت‌اند از: گردآوری اطلاعات، تحلیل و گزارش‌دهی. برای انجام این فعالیت‌ها لازم است پایگاه‌های اطلاعاتی و بسترهای نرم‌افزاری مناسب شکل بگیرند.

قابلیت‌های سامانه پایش هم‌افزا عبارت‌اند از: نظرسنجی، جمع سپاری، تدوین و ارائه گزارش، تعامل بین افراد و داشبوردهای مدیریتی. ترکیب این قابلیت‌ها امکانات فوق العاده‌ای پدید می‌آورد.

به عنوان مثال با استفاده همزمان از قابلیت‌های مدیریت محتوا و شبکه‌های اجتماعی، افرادی که به گزارشات دسترسی دارند، می‌توانند نظرات و تحلیل‌های خود را ارائه داده و به بحث بگذارند. همچنین برای هر بسته از گزارش‌ها می‌توان گروه‌های تخصصی را شکل دارد که وظیفه پاسخگویی و رسیدگی به انتقادات، نظرات و تحلیل‌ها و همچنین به‌هنگام کردن تحلیل‌ها را بر عهده دارند.

نظرسنجی

برخی از داده‌های برخی شاخص‌ها از طریق پرسشنامه قابل گردآوری است. قابلیت‌های نظرسنجی در سامانه هم‌افزا عبارت‌اند از:

1. امکان جمع‌آوری داده‌ها از طریق نسخه اندروید مبتنی بر تلفن همراه و تبلت با قابلیت ضبط صدا و تعیین موقعیت
2. قابلیت طراحی سؤالات مختلف
3. امکان تعریف پروژه‌های مختلف به همراه تعداد سؤالات مختلف
4. امکان تعریف پرسشگر و تعداد پرسشنامه‌هایی که توسط وی باید به پاسخ دهنده ارائه شود
5. امکان نظارت بر فرایند تکمیل پرسشنامه
6. امکان ناشناس ماندن پاسخ دهنده

جمع سپاری

جمع سپاری فرایند برانگیخته کردن افراد و گروه‌های فعال در جامعه به‌ منظور کمک به جمع‌آوری اطلاعات و بهبود عملکرد است. در این روش، افراد انگیزه پیدا می‌کنند که از طریق مراجعه به پایگاه اینترنتی مسائل عمومی، اولویت آن‌ها و نظرات خود را بیان کنند. در فرایند جمع سپاری سه عنصر جمع سپار، جمعیت مشارکت کننده و بستر نرم‌افزاری نقش ایفا می‌کنند.

کارکردهای جمع سپاری عبارت‌اند از:

• شناسایی مسائل عمومی و اولویت‌های آن‌ها از دیدگاه مخاطبان
• شناخت راه‌حل‌های بهتر و کم هزینه تر
• مشارکت و همیاری مخاطبان در اجرای برنامه ها

قابلیت‌های هم‌افزا برای جمع سپاری عبارت‌اند از:

1. بیان مسئله
2. فراخوان و اعلان عمومی
3. ارائه راه‌حلها
4. ارزیابی راه‌حل‌ها و انتخاب نهایی
5. تفکیک پاسخ و ارائه پاداش

تدوین و ارائه گزارش ها

سامانه تدوین و ارائه گزارش قابلیت تولید و ارسال گزارش‌ها در بستر وب را داشته باشد و ضرورت استفاده از نرم‌افزار‌های دبیرخانه‌ای را منتفی می‌نماید.

قابلیت‌های سامانه هم‌افزا برای تدوین و ارائه گزارش‌های پایش عبارت‌اند از:

1. قالب: می‌توان برای هر نوع گزارش یک یا چند قالب (تمپلیت) طراحی نمود تا تدوین محتوای آن گزارش ساده‌تر شود.
2. پودمان: پودمان‌ها برای کار مشارکتی روی یک سند و همچنین برای تفکیک محتوا بسیار مفید هستند. با ابزار پودمان می‌توان کتاب‌ها و گزارش‌هایی ترکیبی ایجاد نمود.
3. مدیریت نسخه‌ها: امکان ثبت تغییرات در هر ویرایش و مشاهده نسخه‌های قبلی برای مدیریت نسخه‌ها فراهم است.
4. خودکارسازی برخی از کارهای نگارشی: مانند ایجاد فهرست به‌ طور خودکار، شماره دهی خودکار به جداول، نمودارها و تصاویر، اصلاح اشتباه‌های تایپی، نیم فاصله و نشانه گذاری، اعمال قالب‌های استاندارد برای یکسان‌‌سازی ظاهر صفحه‌ها (مثال‌ها، ماخذها و …)
5. درج از پایگاه داده: برای نمایش داده‌هایی که در صفحات مختلف استفاده می‌شوند و یا ممکن است تغییر یابند می‌توان قسمتی از محتوای پایگاه داده را در صفحه درج نمود.
6. انواع ذخیره‌سازی: پیش‌نویس، ذخیره و انتشار، انتشار نسخه جدید
7. پیوست کردن فایل
8. محرمانه کردن قسمتی از متن صفحه
9. تنوع نما: محتوای یک صفحه را به سه صورت نوشتار، اسلاید و یا فیلم می‌توان ارائه داد.
10. ایجاد کتابخانه‌های تخصصی برای هر یک از موضوعات و پروژه‌ها؛
11. بازیابی محتوا با روش‌های جستجو، برچسب‌ها، ارتباط بین موضوعات؛
12. نمایش ارتباط بین موضوعات و برچسب‌ها به صورت گراف؛
13. فرایند: امکان تعریف فرایندهای متعدد در سامانه تعبیه شده است. هر فرایند شامل چندین مرحله بوده و هر مرحله مسئولان، فرم‌ها و اطلاعیه‌های خاص خود را داشته و دسترسی به محتواهایی که در هر مرحله قرار دارند، قابل تنظیم است.
14. پروژه: فعالیت‌های یک پروژه با امکان تعریف روابط پیش نیازی بین آن‌ها قابل تعریف هستند. همچنین برای هر پروژه صفحه خاص برای درج منشور پروژه، میزکار و کتابخانه پروژه ایجاد می‌شود.
15. وظایف موردی: امکان ارجاع وظایف دیگران، رونوشت وتعیین انواع مشخصه‌ها (فوریت، اهمیت، مهلت و …) و همچنین پیوست کردن فایل و حتی برچسب گذاری وظایف وجود دارد.
16. گزارش عملکرد: مدیران می‌توانند فرم‌هایی برای دریافت گزارش از همکاران طراحی نموده و به صورت موردی یا ادواری (روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی) ارسال نمایند. تمامی سازوکارهای ارسال، تکمیل و تایید گزارش‌ها پیش‌بینی شده است.

تعامل بین افراد

مهم‌ترین قابلیت‌های تعاملی در هم‌افزا که در سامانه پایش کاربرد دارند عبارت‌اند از:

1. امکان پرسش و پاسخ بین افراد،
2. آشنایی افراد با توانایی‌ها و تخصص دیگران و …
3. ایجاد یا عضویت در گروه‌ها؛ گروه‌ها فضای مناسبی برای تحلیل شاخص‌ها و استنتاج تصمیمات هستند.
4. امکان اظهارنظر همه مخاطبان و ذی‌نفعان
5. امکان ایجاد اتاق‌های فکر و جوامع مجازی برای گسترش همکاری و دسترسی به دانش
6. شناسایی صاحب‌نظران و علاقه مندان درون و برون سازمانی

داشبوردهای مدیریتی

داشبوردها برای مسئولان بالادستی و مسئولان مستقیم طراحی می‌شوند تا امکان اطلاع از آخرین وضعیت به صورت مقادیر کمی فراهم شود. داشبوردها فاقد تحلیل بوده و مخاطب بر اساس دانش زمینه‌ای خود، اطلاعات را درک می‌نماید؛ البته فرصت بحث درباره مقادیر شاخص‌ها در جلسات و همچنین در فضای مجازی فراهم است.

هر داشبورد دارای چندین زبانه (برگه) بوده و در هر برگه چند مؤلفه نمایش داده می‌شود. مولفه‌های داشبورد نمایانگر مقادیر شاخص‌ها (فراوانی، نسبت، سهم، میانگین، پراکندگی و رشد) به صورت‌های مختلف (نمودار میله‌ای، خطی، حبابی، رادار، دایره‌ای، مدرج، فلش، عدد و جدول) هستند.

نمودارهای درج شده در داشبوردها از قابلیت‌های دریل دان، انتخاب جزء و غربال (فیلتر) برخوردار هستند.